香港公司公證文件可在中國使用三種形式：全套、半套和董事決議。具體格式取決于證書(shū)的用途和使用地點(diǎn)（因為一些省市規定了其公證格式），但原則上，所有變更和變更必須以董事會(huì )決議的形式處理。

香港公司董事會(huì )決議公證使用的一般場(chǎng)合

中國大陸應設立外國代表機構、外商獨資公司、中外合資企業(yè)，以及相關(guān)變更，如代表機構的延長(cháng)、代或代代表的任命、外資股的變更。

根據工商局2006年4月27日發(fā)布的《關(guān)于外商投資公司審批注冊管理法律適用若干問(wèn)題的實(shí)施意見(jiàn)》第五條，“外商投資工商企業(yè)第200681號”，申請審查時(shí)向審批登記機關(guān)提交的外國投資者主體資格證書(shū)或身份證明，外商投資公司的批準和設立登記，由其所在國的公證機關(guān)公證，并經(jīng)中國駐該國使（領(lǐng)）館認證。香港、澳門(mén)、臺灣投資者的主體資格證書(shū)或者身份證明，應當依法提供當地公證機構的公證文件。

2、在法院進(jìn)行相關(guān)訴訟活動(dòng)

高人民法院《關(guān)于民事訴訟證據的若干規定》第十一條規定，當事人提供的證據在境外形成的，必須辦理相應的公證認證手續。

3、申請商標、專(zhuān)利

以海外公司名義申請商標、專(zhuān)利及相關(guān)轉讓和復議需要公證和認證。

香港公司董事會(huì )決議公證流程

香港公司的文件不能直接在中國使用。來(lái)自香港的文件被送往中國大陸使用。由中國委托的公證人進(jìn)行公證，將公證文件送至中國法律服務(wù)（香港）有限公司，并加蓋公章進(jìn)行傳遞。

辦理香港公司董事會(huì )決議公證要準備的文件

香港公司注冊證書(shū)；香港公司章程；香港公司商業(yè)登記證；香港公司新周年申報表；香港公司董事會(huì )決議。

準備資料齊全的情況下，辦理香港公司公證附加董事會(huì )決議文件公證時(shí)間是10-15個(gè)工作日。